注文住宅で失敗しないための家づくり設計打合せの方法

こんばんは。さすけです\(^o^)/

 

一条工務店の家は、自由度がそれほど高くないとは言え、注文住宅です。

注文住宅のメリットは、自分や家族の希望に従って、間取りや住設を設計することができるというのが最大のメリットと思います。

しかし、この設計打合せ、実際に経験してみるとおわかりと思いますが、なかなか大変です。。。

何が大変かというと

こちらの希望を設計士さんや営業さんにうまく伝えること

が最大の難関だと思うのです。

注文住宅最大の難関は「イメージのすりあわせ」

設計士さんは夫婦以上の他人です!

実際に注文住宅で家を建てることを決めた後、最初に夫婦間でどのような間取りや家にするかを話し合うと思います。

おそらく、世界中で最もわかり合った2人?でさえ、家づくりの話し合いをすれば一色触発の自体が必ず経験します(・∀・)

ただ、そこは夫婦ですから、自分が(と妻は考えているけれど、実際は夫が(と夫は考えているけれど、実際には妻が(以下繰り返し)))妥協をして、相手のの意見を尊重して最終的な「理想の家」のイメージを作ることができると思います。

 

そうしてできあがった、家族のイメージを設計士さんに伝えても、これがなかなかうまく伝わりません。。。

そりゃそうです。。。夫婦の間でさえ、お互いのイメージをうまく共有するのが難しのに、それまでは知りもしなかった設計さんが分かるはずがありません!

プロなんだから分かって当然、というのはそれは一理あるとは思います。ただ、それでも、素人である私達がイメージする「理想の家」と実際に壊れず自立可能な、さらには予算という制約も踏まえた「現実の家」の間には多くの乖離があります。

理想の家を頭の中にイメージすることはそれほど難しいことではありません。

「日当たりが良くて、家族がみんなで過ごせるような広いリビングがあって、子ども達が常に視界に入るような工夫がされていて、それでいて子どもの成長に合わせて個々にプライバシーが保てる空間も持てるような、そんな家」

誰だった欲しいと思います。さすがにここまで抽象化したイメージを設計士さんに伝える方は少ないと思いますが、これを実際に図面にするとなると一苦労です。

 

でもそういったイメージを頑張って伝えても、全然違うものが出てきてしまうことがあります。

この記事の、終わりの方には実際に我が家で会った「怒り爆発?」事例が書いてあります^^;

今読み返してみても、どんだけ怒りっぽいんだって思ってしまいますが、意思の疎通がうまく行かないことへの不満は大きなものとなりやすいのも事実です。

 

必要なことはイメージのすりあわせ

漠然としたイメージの「理想の家」と設計士さんが作成した「現実の家(の図面)」には大きな乖離があるケースが多いように思います。

ここで、(私の様に)怒っても前に進むことができません^^;

そこで、重要となってくるのが「イメージのすりあわせ」作業です。

経験上、初回の設計は「たたき台」を作る作業と思って割り切って、出てきた図面がイメージとどのように違っているのかを一つ一つ伝えてイメージをすりあわせていくのが良いと思っています。

 

注文住宅で失敗しないための設計打合せの方法

打合せメモは是非自分で!

設計打合せはどれほど頻度高く行っても、1週間に1回程度です。

その打合せの場で、イメージのすりあわせを行おうとしても、数が多すぎて埒があかないように思います。

そもそも、週に1度、2週間に1度の打合せでは、前回何を話したか忘れてしまっているということはざらに起こりますし、3回前に話し合った内容など忘却の彼方です^^;(←私だけ?)

 

そこで、重要となってくるのが打合せのメモ取りです

営業さんによってはノートなどに打合せ中のメモを取っていき、打合せ終了後にそのメモに参加者がサインをして、コピーを取って終了などということもしばしば行われています。

メモ取りは結構面倒な作業ですから、こういった対応をしてくれる営業さんが良い営業さんと思われることも多いように思います。そして、営業さんもお客さんためにメモ取りを行っていると思っています。

 

でも、個人的にはこのメモ取りは顧客の側が行った方が良いように思っています。。。

私の場合はパソコンでメモを取っておき、打合せ終了後に営業さんと設計士さんにメールでメモを送っていました。

なんで顧客がそんなことをしなければならないの?そういうことは営業さんがするべきでは?と思われる方もいらっしゃると思います。。。。

ただ、私はこの「打合せメモ」こそが打合せの主導権を握る上では極めて重要だと思うのです。

皆さんが受験生だった頃を思い出して欲しいのですが、メモを取るという作業を行うことで、何を話し合ったかが記憶に残っていくように思うのです。また、メモに残す過程では抽象的な言葉とは違って、主語と述語を明確にしなければ文章にすることができません。そのため、メモを取る過程で頭の中も整理できますし、また、頭の整理を経てメモを取ることで何を話したのかが記憶に残りやすくなります。

メモを誰かに任せてしまえば、営業さんは何を話したかを覚えていることができる一方で、顧客の側は目の前の話に夢中になってしまって何を話したかを一つ一つ覚えていられなくなってしまうように思うのです。

 

言った言わないになった時の強い味方

注文住宅の設計打合せでは多かれ少なかれ言ったはずなのに伝わっていなかったり、言ったはずのことがこちらの意図しない形で伝わってしまっているというケースが起こります。

場合に寄っては、施主側は伝えたつもりになっていたのに、全くつたわっていなくて実際に家が建ち始めてから気が付いて問題がこじれてしまうというケースも、しばしば起こります(´д`)

 

先ほども言った様に赤の他人同士、情報が完全に共有できるなどと言うことはないので仕方ない面もありますが、このようなケースでは多くの場合打合せメモが強い味方になります。

一つは、言ったことが打合せメモに残っていたにも係わらず、実際に家が建ちはじめたときにそれが反映されていなければ、それは相手のミスである事を簡単に証明できます。この場合、別に揉める必要は全くありません。

ミスは誰にでも起こりえます。あとは「しっかりと伝えていた」ということさえ証明できれば、一条工務店に限って言えば、明らかに伝えていたのにそれに異を唱えて対応してくれないというケースは、私がこれまで知る限りではありません。

ただ、このようなケースは別に顧客がメモを取っていなくても防ぐことができます。営業さんがメモ取りをしていても、証拠としては十分です。

 

顧客の側がメモを取ることは「うまく伝わっていなかったケース」で大きな威力を発揮します。

顧客の側は設計士さんに明確に伝えているつもりなのだけれど、設計士さんの側がそれを十分に理解できないままに話が進んでしまい、設計に反映されていない、というケースもかなりの頻度で起こります。

仮に営業さんにメモ取りを任せてしまうと「営業さんが理解できた範囲」しかメモには残りません。

一方で、顧客の側がメモを取っていれば、こちらが伝えたという事実だけはメモに残すことができます。また、打合せ終了後にそのメモを両者で確認できるようにしておけば、営業さんや設計士さんが理解できているできていないにかかわらず、両者でメモを共有することができます。

仮に営業さんや設計士さんが内容を理解できていないのであれば、メモを読み返して「この部分が良く分からなかったので教えて欲しい」と聞いてくるはずです。それを聞いてこなかったと言うことは伝わったという証拠に二なります。

 

営業さんも設計士さんもプロですから、メモ取りを任せたとしてもうまくメモを取ってくれるとは思いますが、それでもやはり他人である以上こちらの意図を全てくみ取ってメモを取ることは極めて困難です。

自分でメモを取っていれば、営業さんや設計士さんが理解してくれているかどうかに係わらずメモを残すことができ、後で言ったいわないとなったときの強い味方になってくれます^^

とは言え、日常的に議事録などを録る機会が多い方は別にして、そうで無い人にとっては打合せメモを取るのはなかなか難しい作業だと思います。

場合によっては議事録なんてどうやってとれば良いのか分からない方もいらっしゃると思います。

 

そこで、私が設計打合せで使用していた情報共有ノート(Excelで作成してメールで共有)を紹介したいと思います^^

別に情報共有ノートなどと言うたいそうなものではないのですが^^;;

 

我が家の設計打合せ時の情報共有方法:設計打合せ情報共有ノート

Excelベースで情報共有

最近はパソコンを持っておらずスマートフォンだけしかないという方も多いのかもしれず、必ずしも私の方法が一般化できるとは思っていませんが、私自身は設計打合せに関する情報は全てメールベースで情報共有をしていました。電話で話すこともありましたが、原則全てメールでやりとりをするようにしました。

これは、後々になって言った言わないの無為なやりとりを避けることも目的ですが、「家」という大きなものを作る過程では非常に多くの希望や質問などのやりとりが発生してきます。

そのため、そもそも「自分で何を考えていたか?」を忘れてしまうことが往々にして発生します。そのため、自分自身への記録の意味も含めてメールでのやりとりを原則としていました。

メールベースであれば、設計図面がフィリピンのHRDから完成してくればそれをメールで図面を事前に受け取り、夫婦間で意思統一をしておくことができる点もメリットです。

ただ、相互の議事メモや情報共有自体はメールに文章として残すのではなく、Excelベースの情報共有ノートで一元管理をしていました。

メールだけですと、後になって「どこに書いたっけ?」となって探すのに手間がかかってしまいます。Excelのシートにまとめておくことで、どこに書いてあるかを探す手間を省くことができます。

また、回答が行われているかも一目で分かるため、確認漏れを防ぐことができます。

Excelがなければノートに罫線を引いたものでも十分と思います。

 

家づくりの際に使った設計打合せノートの具体例

家づくりの際の設計打合せの情報共有は下記のようなExcelシートを作って行いました。

 

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このシートでは1つの注文に1行の情報を記入するようにして使っていました。

こうすることで、確認漏れを防ぐことができると同時に、回答状況などもチェックすることが簡単に行えます。

 

細かく見づらいと思うので、具体例を示して説明します。

 

実際の使用例と記載内容

我が家ではリビングにコートなどを掛けておくハンガーレールを設置しましたが、その高さの確認についてのメモを紹介します。

実際に完成したハンガーレールは下記のように取り付けられています(良い写真がなくてすいません^^;)。

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このハンガーレールの高さについてのやりとりの記録は下記のように行われています。

 

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左側から

  • ID
  • 図面番号
  • 希望種別
  • 階数
  • X
  • Y
  • 位置
  • 内容
  • 対応状況
  • 関連ID
  • 回答/不可自由
  • 記載日
  • 回答日
  • 備考

という情報が記載されています。これだけを見てもいまいち良く分からないと思うので、順番に説明します。

IDというのは単純に情報が持つ固有の番号です。ここでは連番で記録していました。

設計士さんや営業さんに「ID番号何番について回答をいただいていないようです」と言うだけで、確認をしてもらえるので楽ちんです^-^

 

図面番号の情報に入る前に実際の一条工務店の図面を確認します。

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一条工務店の図面には、右下に必ず「図面番号」が記録されています。

設計打合せでは、打合せのたびに新しい図面をもらうことになりますが、図面ごとに内容が少しずつ変わっていくので、どの図面で話をしているのかをしっかりと確認しておかないと思わぬミスに繋がってしまいます。

そのため、必ず図面番号を書くようにしました。

 

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左側からID番号が323番と324番という番号が振られています。そして、図面番号が4-19を使っている事が分かります。

一条工務店の図面では、1Fと2Fには同じ図面番号が振られているため、1階の話をしているのか2階の話をしているのかがわかるように階数が記載されています。

このハンガーかけは1階の話なので「1」と書かれています。

次のXとYですが、一条工務店の図面では図面の下の方に横方向のに約90cm間隔で番号、ここでは「X08」という位置を示す番号が振られています。

 

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また、縦方向についても左脇にYで始まる番号が振られており、ここでは「Y04」となっています。

 

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よって、ハンガーかけのおおよその位置は「X08-Y04」という位置になることがわかりますから、X=8、Y=4と記載しています。

「位置」については、何を言いたいのかを表すために「ハンガー掛け」と書いています。

続いて、右側の欄に進むと希望種別、内容、確認、関連といった情報が続きます。

 

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希望種別については、

  • 確認
  • 希望
  • 依頼
  • 検討中

の4パターンで記載しました。「確認」は「単に聞きたい事」を記述することを意味しています。

「希望」は「こんなことできたら良いな~」という施主側の希望を伝えることを意味しています。

「依頼」は「こうして下さい」という具体的な依頼を書いていることを意味します。「依頼」と記載されたものは必ず確認してチェックします。また、最終仕様確認でもこの「依頼」となっている部分を中心にチェックしていくことでチェック漏れを防止できます。

「検討中」は施主側がどうしようか迷っているような場合はとりあえず「検討中」として記録してあります。検討中としているものには回答は必要ないけれど、こちらが何を考えているかを分かってもらうために記載しました。

続いて「内容」については、伝えたい内容が記載されています。323番については「確認」として「ハンガーレールの一般的な高さをどの程度にすべきか」を確認しています。それに対して、回答としては「180cmが一般的」という回答があったことが分かります。

次のID324番では、323番の回答を受けて、「依頼」として施主側が「180cmにする」という確定の意思表示をしています。

非常に面倒な作業ではありますが、一つずつ潰していけば情報共有漏れを防ぐことができます。

私は確認と依頼を複数行に分けてしまっていましたが、確認→依頼のプロセスは1行にまとめた方が良いかも知れません。

最初のうちは確認ばかりになると思います。

ここで重要なのは、このシートについては営業さんや設計士さんに入力してもらう場合は「言葉づかいは気にしない」というルールを事前に確認しておくのが良いかと思います。

営業さんなどはできる限り丁寧なことばで回答をくれてしまうため、長くなってしまって意味が通じにくくなってしまうことがあります。確認したのか、していないのか、ダメなのか・大丈夫なのか?簡単に1行書きをしてもらうことが重要と思います。

打合せが進んでいくと、確認したものを依頼するのかしないのかがはっきりしてきて「依頼」が多くなってきます。また、初期の段階では「検討中」としていた部分について、改めて確認することができます。

家づくりの打合せは勉強と一緒で「事前準備(予習)」がとても大切

図面の事前の入手とチェック

私自身が打合せをして感じたことは、家づくりの設計打合せでは、勉強などと同じで予習がもの凄く大切だということです。

打合せに行ってその場で図面をはじめて見て、そこから間違いが無いかを確認して、修正点や変更希望を伝えて、とやっているといくら時間があっても時間が足りなくなってしまいます。

そのため、時間も限られた中で効率的に打合せをするためには施主側が事前に図面をチェックして、間違いを探したり、また、修正して欲しい部分を事前にチェックしておくという「予習」が不可欠だろうと思います。

事前の予習をして、修正点などを先ほどのExcelシートのような形でまとめて、それを設計士さんに事前に送っておけば相手にもこちらが何を伝えたいのかを漠然と伝えることができます。

打合せの場では、何故それを修正したいのか、といった本題から入る事ができますし、設計士さんの側もこちらの希望が実現可能であるかを事前にチェックしておくことができます。

 

そして打合せが終わったら、復習として、その日にあった打合せで決定したことをメモにまとめて設計士さん達と情報共有を図るのが良いと思います。

ぶっちゃけ、面倒くさいですが、家という大きな買い物を失敗にしないためにも、何十年も役立つことと思って予習と復習をしておくことをお勧めします。勉強と違って、確実に形になりますし、そもそも自分たちの理想の家を建てるためであればそれほど苦にはならないと思います\(^o^)/

打合せの場だけで、状況を確認して、修正してと言うのはかなり難しいように思うのです!